Hilfe & FAQ

Ein Mitarbeiter-Account ist auf die eigene Arbeit beschränkt:

• Eigene Besuche, Fotos und Notizen eintragen
• Eigene Aktivitäten anzeigen und bearbeiten
• Eigenen Jahresfortschritt (Mein Zielkurs) sehen
• Eigene Vertretung eintragen (z. B. Urlaub)
• Neue Verkaufsstellen anlegen
• Passwort selbst ändern – jederzeit, ohne Rückfrage beim GF

Kein Zugriff auf Team-Daten, Excel-Export oder Einstellungen.

Der VKL-Account gibt einem Teamleiter volle Sicht auf sein Team – ohne Admin-Rechte auf das gesamte System:

• Alle Aktivitäten des eigenen Teams anzeigen
• Wochenbericht empfangen und Empfänger konfigurieren
• Bestellungs-Pipeline des Teams einsehen
• Mitarbeiter-Vergleich und Excel-Export (eigenes Team)
• Zielzahlen für eigene Mitarbeiter setzen
• Vertretungen für eigene Mitarbeiter eintragen
• Neue Außendienst-Mitarbeiter anlegen (eigenes Team)
• Passwörter eigener Mitarbeiter zurücksetzen
• Neue Verkaufsstellen anlegen
• Team-Verwaltungs-Seite mit Mitglieder-Übersicht

• VKL-Accounts anlegen und alle Teams einsehen
• Team-Vergleichs-Dashboard (alle Teams auf einen Blick)
• Systemeinstellungen, Branding, Admin-Panel
• Abrechnung und Vertrag
• Datenbank-Export und Backup
• Excel-Export über alle Teams

Jeder Mitarbeiter kann sein Passwort jederzeit selbst ändern – entweder über das Profil-Menü oder über den „Passwort vergessen"-Link auf dem Login (setzt eine hinterlegte E-Mail voraus).

VKL-Accounts können Passwörter der eigenen Mitarbeiter zurücksetzen, ohne den GF fragen zu müssen – z. B. bei Gerätewechsel oder wenn kein E-Mail-Konto hinterlegt ist.

Ja. Der Aktions Tracker unterstützt mehrere Teams parallel – jedes mit einem eigenen VKL-Account. Jeder VKL sieht ausschließlich sein eigenes Team; die Leitung sieht alle Teams auf einmal über das Admin-Panel und das Team-Vergleichs-Dashboard.

Der Wochenbericht wird in diesem Fall automatisch aufgeteilt: jeder VKL bekommt den Bericht seines Teams, die Geschäftsführung bekommt einen Gesamtbericht über alle Teams.

Teams und Zuordnungen können jederzeit im Admin-Panel angepasst werden.

Sie können jederzeit auf ein größeres Paket wechseln – ohne Datenverlust, ohne Neueinrichtung. Der Wechsel gilt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum.

Über 20 Mitarbeiter buchen Sie Zusatz-Nutzer hinzu (12 € je Nutzer und Monat, für Team- und Pro-Kunden) – oder ich mache Ihnen ein Angebot im Individuell-Paket.

Der Wochenbericht wird automatisch jeden Montag um 07:00 Uhr per E-Mail verschickt. Er enthält die Zahlen der abgelaufenen Woche: Besuche, Einheiten, Displays, Wochenvergleich und Mitarbeiter-Ranking. Das Ranking lässt sich je Kunde abschalten.

Empfänger können im Admin-Panel frei konfiguriert werden – GF, VKL, beide, oder weitere Adressen.

Im Admin-Panel unter „Mitarbeiter" auf „Neu anlegen" klicken. Name, Kürzel, Rolle und Team auswählen – fertig. Der Mitarbeiter erhält ein Startpasswort und muss es bei der ersten Anmeldung durch ein eigenes ersetzen.

Verkaufsleiter können Mitarbeiter ihres eigenen Teams selbst anlegen, ohne den GF einzubeziehen.

Den Account im Admin-Panel auf „inaktiv" setzen – der Mitarbeiter kann sich nicht mehr einloggen, alle seine Aktivitäten bleiben aber vollständig erhalten und auswertbar.

Aktive Accounts zählen zum Mitarbeiter-Limit. Inaktive Accounts verbrauchen keinen Platz – kein manuelles Löschen nötig.

Ja. Am ersten jeden Monats um 07:00 Uhr wird automatisch ein Monatsbericht für den Vormonat verschickt – mit KPIs, Mitarbeiter-Ranking (abschaltbar) und Monatstrend.

Besonderheit: Zusätzlich erhalten Sie zu Monatsbeginn in einer eigenen E-Mail alle Fotos des Vormonats als ZIP-Archiv – als Anhang oder über einen zeitlich befristeten Download-Link. Das ist wichtig, weil Besuchsfotos nach 12 Monaten automatisch vom Server gelöscht werden – der Monatsbericht stellt sicher, dass alle Bilder vorher gesichert sind.

Empfänger des Monatsberichts können separat konfiguriert werden – unabhängig vom Wochenbericht.

Die Besuchsplanung ist kein Routenplaner. Eine automatische Routenoptimierung gibt es im Pro-Paket oder für Team-Kunden als Add-on. Der Mitarbeiter plant selbst, welche Verkaufsstellen er am Tag, in der Woche oder im Monat anfährt, und kann den Folgebesuch direkt aus einem Besuch heraus anlegen – ohne Vorgabe einer optimalen Route.

Geschäftsführer und Verkaufsleiter sehen im Dashboard, wie viele Standorte ein Mitarbeiter geplant und wie viele er tatsächlich besucht hat. Das schafft Transparenz ohne Mikromanagement: Nicht jede Planabweichung ist ein Problem – aber auffällige Muster werden sichtbar.

Die Funktion ist optional aktivierbar (Einstellung: Besuchsplanung an/aus).

Ja – und das ist bewusst so. Außendienstler machen oft sechs Besuche am Tag und tragen am Abend nach. Das System blockiert legitime Nacherfassung nicht.

Mitarbeiter können Einträge für die laufende Woche (ab Montag) nachtragen. Geschäftsführer und Verkaufsleiter können auch weiter zurückliegende Tage erfassen.

Das Erstelldatum eines Eintrags steht immer separat neben dem Besuchsdatum – so ist sofort sichtbar, wann wirklich eingetragen wurde.

Ja – und das ist der empfohlene Weg. Schicken Sie mir Ihre Excel-Liste (Name und Adresse der Standorte) möglichst vor dem Go-Live an info@aktionstracker.de. Ich importiere alle Verkaufsstellen für Sie, kostenlos und ohne Aufwand auf Ihrer Seite.

So können Ihre Mitarbeiter vom ersten Tag an mit den richtigen Verkaufsstellen loslegen – kein manuelles Nachpflegen nötig.

Alle Aktivitäten bleiben vollständig erhalten – auch wenn der Mitarbeiter-Account deaktiviert ist. Historische Auswertungen, Jahresvergleiche und Berichte laufen weiter ohne Lücke.

Der Mitarbeiter taucht im Dropdown-Filter weiterhin auf, damit Sie gezielt auf seine alten Daten zugreifen können.

Ja. Der Aktions Tracker ist auf DSGVO-Konformität ausgelegt:

• Serverstandort EU
• Es werden nur für den Betrieb notwendige Daten erfasst
• In der Anwendung: keine Werbung, kein Werbe-Tracking, keine Weitergabe zu Werbezwecken. Alle technischen Dienstleister stehen auf der Seite Technik & Sicherheit und im Auftragsverarbeitungsvertrag
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Bestandteil des Vertrags

Für Fragen zur DSGVO-Dokumentation melden Sie sich unter info@aktionstracker.de.

In der Anwendung ausschließlich Sie und Ihre Mitarbeiter – entsprechend ihren Rollen. Kein anderer Kunde sieht Ihre Daten. Ich als Betreiber habe technischen Zugriff für Betrieb und Support; die eingesetzten Dienstleister stehen auf der Seite Technik & Sicherheit.

Der Anbieter (Jan Anschütz) hat technischen Zugriff auf die Infrastruktur (Deployment, Backups, Fehlerbehebung), greift aber ohne Ihren expliziten Auftrag nicht auf Inhaltsdaten zu.

• Alle Verbindungen laufen über HTTPS/TLS – keine unverschlüsselte Übertragung
• Passwörter werden nie im Klartext gespeichert, sondern nur als Hash
• Alle Datenbankabfragen sind parametrisiert (SQL-Injection-Schutz)
• Sessions laufen automatisch ab; kein dauerhaftes Token auf dem Gerät