Technik & Sicherheit
Wo Ihre Daten liegen, wer sie verarbeitet und wie der Zugang geschützt ist – auf einer Seite, für Ihre IT und Ihren Datenschutz.
Stand: Oktober 2026 · Maßgeblich ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage C Ihres Dienstleistungsvertrags).
Das Wichtigste in Kürze
- Jeder Kunde bekommt eine eigene Installation mit eigener Datenbank. Ihre Daten liegen nicht mit denen anderer Kunden in einer gemeinsamen Datenbank.
- Die Anwendung läuft im Browser und als App-Verknüpfung auf dem Handy. Sie brauchen keinen eigenen Server und installieren nichts im Firmennetz.
- Mit jedem Vertrag schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Betrieb und Speicherort
| Hosting | Railway, Serverstandort EU |
| Datenbank | Eigene Datenbank je Kunde, bei Railway getrennt von den Daten anderer Kunden gespeichert |
| Übertragung | Alle Verbindungen sind per HTTPS/TLS verschlüsselt |
| Verfügbarkeit | 99 % im Jahresdurchschnitt angestrebt; die Anwendung startet nach einem Absturz von selbst neu |
Anmeldung und Zugriff
- Passwörter werden nur als Hash gespeichert, nie im Klartext. Mindestlänge: 8 Zeichen.
- Startpasswort: Neue Mitarbeiter müssen ihr Startpasswort bei der ersten Anmeldung durch ein eigenes ersetzen.
- Fehlversuche: Nach drei falschen Passwörtern ist das Konto 15 Minuten gesperrt.
- Sitzung: Eine Anmeldung läuft nach 8 Stunden ab.
- Rollen: Außendienst, Verkaufsleitung und Administration sehen jeweils nur, was zu ihrer Rolle gehört. Ein Verkaufsleiter sieht nur sein eigenes Team.
- Zwei-Faktor-Anmeldung und Single Sign-on gibt es derzeit nicht.
Datensicherung
- Die Datenbank wird täglich automatisch gesichert; die Sicherungen der letzten 7 Tage bleiben erhalten.
- Zusätzlich geht täglich eine verschlüsselte Kopie an einen zweiten, vom Hosting getrennten Speicher. Der Schlüssel ist je Kunde ein eigener.
- Im Fehlerfall stelle ich den Stand des Vortags innerhalb von 24 Stunden nach Ihrer Anfrage wieder her.
- Einen Export Ihrer Daten können Sie jederzeit selbst im Admin-Bereich herunterladen.
Fotos und Standort
- Besuchsfotos bleiben 12 Monate in der Anwendung und werden danach automatisch gelöscht. Zu Monatsbeginn erhalten Sie die Fotos des Vormonats per E-Mail als Archiv.
- Der Ort eines Besuchs ergibt sich aus der Adresse der Verkaufsstelle. Eine GPS-Ortung des Handys findet nicht statt.
- Ranking, Mitarbeiter-Vergleich und Auffälligkeiten sind Module und lassen sich für Ihr Unternehmen abschalten. Mehr dazu im Infoblatt für den Betriebsrat (PDF).
Eingesetzte Dienstleister
| Dienstleister | Zweck | Was dorthin geht |
|---|---|---|
| Railway | Hosting und Datenbankbetrieb | Alle Daten der Anwendung; Verarbeitung in der EU, Unternehmenssitz USA |
| Resend | E-Mail-Versand | Berichte und Exporte an die von Ihnen hinterlegten Empfänger; Verarbeitung in der EU, Unternehmenssitz USA |
| IONOS (Deutschland) | E-Mail-Versand | Passwort-E-Mails und Systemnachrichten |
| Cloudflare (R2) | Zweiter Speicher für Sicherungen | Verschlüsselte Datenbank-Sicherung; Foto-Archive zum Herunterladen. Speicherort EU |
| Sentry | Fehlerüberwachung | Technische Fehlermeldungen der Anwendung, keine IP-Adressen; Speicherung in der EU |
| Photon (Komoot) und OpenStreetMap | Adressen in Kartenpunkte umrechnen, Kartenbild | Adressen der Verkaufsstellen |
| Mapbox | Routenoptimierung (nur wenn gebucht) | Koordinaten der geplanten Tagesstopps und des Start-/Zielpunkts (z. B. Homeoffice), keine Namen |
| jsDelivr | Auslieferung von Oberflächen-Bausteinen (Schriften, Symbole) an den Browser | Technische Verbindungsdaten des Browsers, keine Inhalte der Anwendung |
Railway, Resend, Cloudflare, Sentry und Mapbox haben ihren Sitz in den USA. Die Übermittlung ist über EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Über neue wesentliche Dienstleister informiere ich Sie 30 Tage vorher.
Nach Vertragsende
Sie können Ihre Daten bis zum Vertragsende exportieren. Danach lösche ich sie innerhalb von 30 Tagen. Einzelheiten stehen in den AGB und im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Fragen Ihrer IT
Schicken Sie mir Ihren Fragebogen an info@aktionstracker.de oder rufen Sie an: 0151 54607420 (Mo–Fr 10–17 Uhr, sonst rufe ich zurück).